업무 문서를 자동으로 읽고, 분류하고, 보관하는 방법: 규칙대로 답장 초안까지 만드는 워크플로

고지: 이 글은 aiFetchly 팀이 작성했습니다.

작은 팀의 업무 문서는 여기저기 흩어져 있습니다. 견적서는 메일함에, 계약서는 공유 폴더에, 고객 문의는 채팅에. 문서를 찾는 데만 매주 몇 시간씩 쓰는 팀이 적지 않습니다. 이 글에서는 업무 문서를 자동으로 읽고, 분류하고, 보관한 뒤, 정해진 규칙대로 답장 초안까지 만드는 방법을 정리합니다.

1. 문서의 종류부터 알아보기

먼저 문서 내용을 읽고 종류를 파악합니다. 견적서인지, 계약서인지, 고객 문의인지에 따라 다음 행동이 달라집니다. 견적서라면 금액과 납기를 기록하고, 고객 문의라면 답장을 준비합니다.

2. 분류하고, 같은 규칙으로 보관하기

종류를 알았다면 문서를 맞는 폴더에 넣습니다. 이때 파일 이름 규칙을 하나로 정해 두는 것이 중요합니다. 예를 들어 '고객명-날짜-종류' 형식으로 통일하면 나중에 찾기가 훨씬 쉬워집니다.

3. 규칙대로 답장 초안 만들기

고객 문의에는 관련 문서를 참조해 답장 초안을 만듭니다. 계약 조건이나 주문 내역처럼 이미 있는 자료를 근거로 삼으면, 답장의 내용이 흔들리지 않습니다. 초안은 사람이 확인한 뒤에 보냅니다. 보내는 일 자체를 자동화하지 않는 것이 중요합니다.

4. 데이터는 내 컴퓨터에 두기

업무 문서에는 고객의 민감한 정보가 들어 있습니다. 외부 서비스에 올리지 않고 내 컴퓨터에서 처리하면, 정보가 어디에 있는지 항상 분명합니다.

정리하면, 문서 자동화의 핵심은 '읽기-분류-보관-초안'이라는 네 단계를 규칙으로 정해 두는 것입니다. 사람이 하는 일은 규칙을 정하고, 초안을 검토하는 일입니다. 나머지는 반복 작업일 뿐입니다.

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저희는 로컬 우선 오픈소스 데스크톱 AI 에이전트 aiFetchly를 개발하고 있습니다. 업무 문서를 내 컴퓨터에서 읽고 처리하며, 고객 메일 답장 초안을 만드는 기능을 제공합니다. 무료 Community 버전이 있습니다. 공식 사이트: https://www.aifetchly.com

관련 영상: https://www.youtube.com/watch?v=EQnmwuP6FBw